意外と知らない？BIツールでできる業務効率化

「働き方改革」が話題となってからずいぶん日が経ちました。その流れを受け、残業時間の削減や業務効率化に積極的に取り組もうという企業も多いのではないかと思います。今回は、「意外と知られていない、BIツールでできる業務効率化」についてご紹介します。

業務効率化はなぜ重要？

昨今の風潮より、残業時間の削減について各企業でさまざまな取り組みが行われているかと思います。「そもそもなぜ残業が発生するのか」を考えた場合、主な理由として挙げられるのは「人員を上回る量の業務が発生しているため」でしょう。それを手っ取り早く解決するには従業員を増員すれば良いのでしょうが、新たな従業員を雇うことは簡単なことではありません。そのため、「人員数はそのままで残業時間を削減する方法」として非常に有効なのが「業務を効率化すること」です。
例えば、今までルーティンで行っていた業務のやり方を見直したところ、1回あたりの作業時間が30分から15分に短縮できたとします。その作業を毎日行っていた場合、1週間につき1時間15分の工数削減に繋げることができます。月あたりに換算すると5時間の削減、年間では60時間もの削減になります。こういった小さな効率化を積み重ねれば、結果として大幅な残業削減ができる可能性も十分にあるということです。

BIツールでできる業務効率化って？

BIツール＝データ分析のためのツール、というイメージが強いので、「BIツールで業務効率化」というと違和感があるかもしれません。しかしBIツールには、煩雑で時間がかかりがちな業務の工数を削減できる機能が多数存在します。以下に一例を挙げてみましょう。

1Excel集計業務の自動化

予算管理や売上集計など、各所で同じ形式のExcelフォーマットに情報を入力してもらい、それを手作業で集計・統合するというパターンはさまざまなシーンで発生します。BIツールには複数データの集計や統合を行う機能を備えているものもあるため、手作業では時間がかかり、ミスも起こりがちな多数のExcelファイルのデータ集計を自動化することができます。

Excel集計機能について詳しく見る

2グラフやダッシュボードの自動作成

経営分析やマーケティング分析、営業売上分析などでよくある業務として、複数のシステムや形式の異なるファイルのデータ集計・可視化が挙げられます。これらのデータを統合した上でグラフやダッシュボードにまとめる作業は、手作業で行うとミスが発生しやすい上、かなりの時間がかかるため頻繁に更新するのは非常に大変です。BIツールには、形式の異なるデータを自動で集計・統合し、グラフやダッシュボード形式で可視化するものも多く存在します。そういった機能を使うことで、データ集計や統合にかかる作業工数を大幅に削減することができ、最新データをいつでも確認することが可能になります。

さまざまな形式のデータ集計が可能なBIツールとは？

3手書き帳票の自動化

BIツールのちょっと変わった機能として、「オーバーレイ帳票機能」があります。定型の帳票を画像として取り込み、その上に表示するデータの項目を配置しておくことにより、ボタン1つで帳票を自動作成できる機能です。人事関連の書類や自治体に提出する書類など、決まったフォーマットに手書きで記入しているものについては、この機能により自動作成することができます。

オーバーレイ帳票機能について詳しく見る

このように、BIツールには多くの時間を要する業務を効率化する機能が多数あります。こういった機能を活用し、残業時間の削減や生産性の向上を目指してみてはいかがでしょうか。

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