BIツール入門講座

データが消える!?知らないと怖い、Excel業務のリスクとは

長年にわたり、ビジネスシーンに欠かせない存在となっているExcel。入力や集計作業など、さまざまな業務で活躍しています。現場に馴染みの深い万能ツールだからこそ、あらゆるシーンにおいてまずExcelを使うということも多いでしょう。しかし、便利なExcelも使い方を誤ると大きな損失に繋がる可能性があるのです!ここでは、知らないと怖い「Excel業務を行う際に気を付けたいポイント」について考えていきたいと思います。

そもそも、Excelの本来の用途って?

使い勝手の良さから帳票や文書作成などにも頻繁に使用されているExcelですが、もともとは集計を行ったり、そのデータを基にグラフを作成したりするための「表計算ソフト」です。もちろん本来の用途においても多く使用されており、手軽に集計作業ができるところは大きな魅力となっています。
1つのファイルに複数名で書き込みを行うことのできる共有機能や、条件に合わせて集計を行うことができる関数など機能も豊富であるため、集計作業は全てExcelで行っているという企業も多いでしょう。しかし、万能なExcelにも不向きな使い方というものがあるのです。

注意!リスクが大きいExcelの使い方

Excelは手軽で便利なツールではありますが、「ファイルに大きな負荷がかかる業務」には注意が必要です。具体的には、以下のようなものが挙げられます。

1大量データの保存

バージョンによって異なりますが、Excelで扱える行数・列数には上限があります。またその上限まで達しなくとも、ファイルの容量が大きくなるにつれて動作が遅くなったり、開く・保存するのに時間がかかったりするケースが多く見られます。場合によっては途中で強制終了してしまい、保存しようとしたデータが消えてしまった・・・ということも起こる可能性があります。

2大人数での同時アクセス

「ブックの共有」機能を使えば、複数名で同時に同じファイルを編集することは可能です。しかし、大人数で同時にアクセスしてしまうと、ファイルの保存時などに動作が遅くなったり、フリーズしてしまったりすることもあります。

3複雑な集計業務

複数のファイルに分散した大量のデータを集計するなどの高度な集計業務は、関数やマクロでおおよそ対応はできるものの、一部のスキルを持ったいわゆる「Excel職人」しか作成やメンテナンスができない、膨大な量になると動作が不安定になるなどの難点があります。複雑なマクロを組みメンテナンスを繰り返しているけれど、エラーが度々発生するようになり、いつかデータが消えてしまいそう・・・などの声が上がることも。

重要データが消える可能性も!!

このように、ファイルに大きな負荷をかけながら業務を続けた場合、ファイルが破損しデータが消えてしまう可能性も高くなります。またExcelはセルへの入力や上書き、ファイルの削除などの操作が誰でも手軽に行えるため、利用人数が増えれば増えるほどヒューマンエラーによるデータの消失も起こりやすくなります。貴重な資産であるデータが消えることによる企業の損失は計り知れません。そのような事態が起こる前に、データ量や利用人数が増加してきたら別のツールへの移行を検討した方が良さそうです。

しかし、入力フォームとして考えた場合、圧倒的に使い勝手が良いのはやはりExcelです。誰もが使い慣れているため教育の手間もかからず、フォーマットを配布してすぐに入力ができるため、短時間で各所からデータを収集できます。つまり、Excelフォーマットを配布し各所で必要なデータを入力してもらい、それを集計したものを別のシステムに蓄積できればベストと言えるでしょう。

大量のExcelを集計し、データを蓄積する方法

複数のExcelファイルを集計するには、専用のデータ集計ツールを利用するのが最もポピュラーな方法です。代表的なものに「ETL」と呼ばれるツールがあります。ETLはデータ抽出(Extract)、変換(Transform)、書き込み(Load)を行ってくれるツールで、多くはExcelファイルも集計対象としています。こちらを利用することにより、Excelファイルのデータを自動で集計し、データベースへ蓄積することが可能です。
しかしデータの集計だけで業務が完了することはあまりなく、グラフやダッシュボード形式での可視化まで求められることが多いでしょう。そういった場合は分析・レポーティングを行う「BIツール」が便利です。BIツールを使うことにより、ETLで集計したデータを取り込み、分析やレポーティングによる可視化を行うことができます。

BIツールには、取り込む前にETLなどでデータをあらかじめ統合・整形しておく必要があるものと、ETL機能が備わっておりデータ集計から可視化までを一つのツールで行えるものがあります。今回のテーマであるExcel集計業務の問題を解決するには、ETL搭載のBIツールが最も適しているでしょう。

限界を迎えたExcel業務を解決した事例を見る

また、ETLやBIツールを利用することにより、他のシステムなどのデータとも連携できるようになるため、より幅広いデータを業務に生かすことができます。これらのツールを利用し、さまざまなデータを資産として管理・蓄積することで、企業の成長に役立ててみてはいかがでしょうか。

BIツール導入前確認シートダウンロード

BIツール導入前に確認しておきたいことをまとめた資料を
ダウンロードいただけます。

同じカテゴリーの講座

PAGETOP