脱Excel、本当に必要？ExcelとBIのベストな関係

最近、「脱Excel」というワードを目にすることはありませんか？「Excelで行っている煩雑な業務を、専用の分析ツールや集計ツールなどに移行しましょう」というメッセージに多く使われているようです。とはいえ、完全にExcelでの作業をなくすというのはなかなかイメージできないのではないでしょうか。今回は、BIツールをはじめとした分析・集計ツールとExcel、上手な併用の方法についてご紹介いたします。

Excelを完全になくす必要はない

「脱Excel」と聞くと、まるでこれまでの業務から完全にExcelをなくすかのように思えてしまいますが、そういった必要はありません。一連の業務を行う上で大変な部分を他のツールに移行すれば良いだけであり、Excelが得意としている部分まで無理に移行することはないのです。Excelでの定期的な集計・グラフ化作業などが大変なことも事実ですが、それを解消するために全ての作業を他のツールに移行するとなれば、それにもかなりの労力を必要とします。新しいツールを導入すれば、その操作方法や新しいフローを覚えることは必須となります。作業に関わる人数が多ければ多いほど、メンバーへの教育や必要事項の周知に手間がかかることになります。
その点Excelは個々に説明をしなくても、ある程度の操作や入力は直感的にできる方も多いでしょう。メンバーの入れ替わりがあっても教育の手間が都度かからずに済むというのは、長期的に考えれば大きなメリットにもなります。

したがって、Excelでうまく運用できている部分はそのまま残しつつ、作業が煩雑になりがちな部分だけ他のツールに移行するのがベストだといえるでしょう。

Excelが適している業務

「脱Excel」を考えていく中で、あえてExcelを残すべきポイントは、「集計・加工前の元データ収集」です。集計表やグラフ作成などに必要となる元データの収集は、関わる人数が多い上、担当者ごとにITスキルもまちまちです。そういった業務には、誰でもすぐに使えるExcelを利用するのが望ましいでしょう。

他のツールに移行すべき業務

「脱Excel」すべき部分とは、集まった大量データの集計やグラフ化などの加工作業です。これらはもちろんExcelでも可能ですが、手作業での加工に時間がかかる、関数やマクロなどが複雑となりブラックボックス化しやすい、データが重くなるにつれエラーが起こりやすくなる（最悪の場合、ファイルが壊れデータが消える可能性もある）などの問題を抱えやすくなります。そのため集計や加工に関しては、それらを得意とする専用のツールで自動化し、作業の煩わしさやデータ消失の危険性を排除してしまうのが理想です。

脱Excelではなく「活Excel」へ！併用に最適なツールとは？

Excelを完全になくすのではなく、Excelと他のツールそれぞれの得意な部分を掛け合わせた「活Excel」を目指すことで、今の業務がより効率的かつ有用になります。
今回のような「活Excel」を行うにあたり、Excelとの併用に最適なツールはBIツールです。BIツールはデータ分析を得意とするツールであり、煩雑な集計・加工作業を大幅に効率化してくれます。さまざまな製品が存在しますが、中でも下記のようなポイントを押さえた製品を選ぶと良いでしょう。

①データ収集・加工・統合が容易にできること

各所から集めたExcelファイルを、手作業での加工を挟まずそのまま集計・統合できるBIツールがおすすめです。それにより、データ統合にかかっていた工数を大幅に削減することができます。

②レポートが自由にデザインできること

「これまでExcelで作っていたレポートのデザインをそのまま移行したい」という要望も多く聞かれます。自社の運用に適したレポートを作成できるかも重要なポイントです。

③作成後の修正や加工が柔軟にできること

「少し切り口を変えたレポートを作成してほしい」などの要望に応えるにも時間がかかり大変、というのはExcelでよくある悩みです。BIツールにおいても、一度作成したレポートを修正するのが困難な場合もあるので、「作成後の修正や加工の容易さ」も必ず確認すべきポイントです。

ExcelとBIツールをうまく併用すれば、業務効率化とデータ活用促進を一度に実現できます。上手に使い分けをしながら、「活Excel」を目指しましょう。

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「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。