BIツール導入のメリット-効率的な導入手順や留意点も解説

BIツールは、収集した社内外のあらゆるデータを活用した、より迅速かつ精度の高い意思決定を助ける道具です。状況を正確に把握できるのはもちろん、その背後にある様々な原因や問題・課題を深堀りすることもできます。
このBIツールを導入して社内に散在するデータを活用すれば、企業経営において多大なメリットや効果が得られる一方で、導入失敗の話もよく聞き、導入時に留意しなければならないこともあります。これからBIツールを導入しようと検討している場合、ぜひ確認しておきたいポイントです。

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BIツールを導入するメリット

BIツールを導入する一番のメリットは、経営の意思決定が迅速化し、精度が上がることで、企業が業績を伸ばし、長きに渡る成長が見込めることにあります。
しかし、その大きな目的に向かう道筋においても、BIツールは課題を解決するさまざまなメリットをもたらしてくれます。その細かい、いくつかのメリットを確認しておきましょう。

01企業が持つ、社内に散在するデータを集めて分析できる

社内外に存在する、複数のシステムに散在するデータを、BIツールなら一か所に集め抽出し、分析・レポーティングができます。ただ数値や表データとして存在していたものも、BIツールを活用すれば、瞬時にグラフなどにきれいに可視化されることで、見やすく判断がしやすくなります。
また、従来の人の手とExcelでは不可能だった、システムを横断したデータ分析ができるようになることで、知り得なかった情報が得られることがあります。
さらに、データマイニングなど、深堀りして分析するような、高度な分析が専門知識なくして可能になります。これにより、多くの企業が抱えている課題である経営の意思決定のスピードと精度が格段に上がるといった効果を得ることができます。

02可視化により各部署の現状把握が容易になる

BIツールの特長の一つに、可視化による分かりやすさがあります。抽出・分析したデータをグラフなどで分かりやすく見せてくれるため、販売データなどの現状把握も、パッと見て分かるようになります。

03問題・課題を早期発見できるため、迅速な対応が可能になる

BIツールを活用して出た分析結果から、問題や課題が浮き彫りになることがあります。これまで隠れていた問題・課題も、BIツールで洗い出せたことで、その問題・課題の芽を早期に摘み取ることができます。問題・課題への迅速な対応、早期解決につながるというメリットです。

04レポートを作成する手間と時間が軽減される

単純に、作業の手間を軽減するメリットも見込めます。これまで手作業で行っていた集計・レポーティングも、BIツールを活用すれば、瞬時にグラフなどに分かりやすいレポート作成が可能になります。

BIツール導入の手順

BIツールは一般的に以下の手順で導入します。

01要件の定義

ビジネスインテリジェンス(BI)ツールを導入する目的（業績改善、効率化、意思決定の高速化など）を明確に定義します。これに伴い、どのデータを分析対象にするか、どのようなレポートが必要かをリストアップします。

02ツールの選定

定義した要件に基づいて、最適なBIツールを選定します。この際、機能、価格、使いやすさ、サポート体制などを考慮に入れるようにしましょう。また、ベンダーとの面談やデモンストレーション、トライアル利用を通じて、ツールの機能を確認します。

03データ準備

BIツールが分析できる形式にデータを整形します。データクレンジング（不正確なデータの削除や修正）、データマイグレーション（データの移行）、データ統合などが必要です。

04ツールの設定とカスタマイズ

BIツールを導入し、ビジネス要件に合わせて設定やカスタマイズを行います。これには、ダッシュボードの構成、レポートの設定、アラートの設定などが含まれます。

05テストと評価

BIツールの設定が完了したら、テストを行い、期待通りの機能が提供できるかを評価します。問題があれば修正し、再度テストを行います。

06トレーニングと導入

最後に、社内のユーザーに対してBIツールの使い方を教えるトレーニングを行います。そして、全社的にBIツールを導入し、実際に使用を開始します。

BIツールの導入を失敗しないために

このように、BIツールを導入することにより、多数のメリットや効果が得られます。しかし、BIツールを導入したものの、活用しきれず失敗に終わってしまう企業も多くあるといわれています。
そのよくある導入の失敗として、「どのデータをどう分析していいか分からない」「誰が使っているのか分からない」「結局使われなくなってしまった」という課題があります。

この失敗が起きる原因は、「誰が使うのか」という活用イメージが具体的にできていないことや、そもそもBIツールの意味をはきちがえていることが考えられます。
これらの失敗を防ぐためにも、BIツールを導入する前に確認しておきたいことをいくつかみていきましょう。

01BIツール導入の本来の目的

BIツールを導入する前に、「誰が、何のために使うのか」といった目的は、ぜひ明確にしておくべきです。ただデータが散乱しているからまとめて見える化したい、というだけでは、BIツール導入の意味がありません。作業の手間が省けるメリットが得られても、本来の「経営意思決定を迅速化し、精度を上げる」目的が達成されないからです。
例えば、「経営者が各部署の売り上げデータを集めて可視化し、問題点を洗い出す」などの具体的な使用者と使用目的を明確にすることが重要になります。

02問題は何で、何のために分析するのか

一つ一つの分析を行うにも、目的の明確化が重要です。BIツールを導入しても、自動的に有益な分析を行ってくれるわけではありません。今、どこに問題があり、何のために分析するのか、何を改善したいのか、といった目的を一つ一つ明確にしなければ、BIツールを使うまでに至りません。
分析したい目的と内容が決まれば、そのためにBIツールでどう分析すればいいのかが見えてきて、そこで初めて、BIツールが「便利ツール」になるのです。

03分析に必要なデータがそろっているか

分析の目的が明確になれば、いよいよ必要なデータを探します。しかし、肝心のデータがそろっていなければ、分析ができません。BIツールを導入する前に、行いたい分析ができるデータがそろっているかどうかも、あらかじめ確認しておく必要があります。

04データ同士の連携ができるか

BIツールのメリットの一つに、システムを横断したデータ分析ができることがあります。データがそろっていても、データ同士の連携ができなければ意味がありません。データごとに、どの単位に合わせるかなどを考える必要もあります。

BIツール導入の失敗を防ぐには、まず本来のBIツールの目的をしっかりと認識しておくことが重要です。また、その目的を達成するための分析に必要なデータの有無や状態も確認しておきましょう。

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「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。