BIツール導入時の要件定義のポイントは？わかりやすく解説！

BIツールを導入する際には、計画をしっかり立てて導入を進め、導入後は社内での利用を浸透させたいものです。きちんと準備してから導入することで、運用の成果を出すことができます。そこで特に重要になるのが、要件定義です。
今回は、BIツール導入時に実施する要件定義の概要から、行わなかった場合のデメリット、要件定義を行うポイントをご紹介します。

BIツール導入時の要件定義とは？

BIツールとは、企業が持つさまざまなデータを分析し、ビジネスの意思決定に関わる情報として見える化することで、経営や業務の判断に役立てるソフトウェアのことです。

BIツール導入時には、その後の運用を効果的なものにするために要件定義を行うことが重要です。

【コラム】BIツールとは？

◆要件定義とは？

要件定義とは、BIツールを社内で利用するときの要件を定義することを指します。一般的には、次の項目を定義します。

◆要件定義の主な定義項目

1.目的
まず、BIツールを「どの部門が、どのような目的で使うのか」というように、導入の目的を明確にします。BIツールを導入すると、社内に散在している重要なデータを分析することで可視化されます。しかし可視化自体が重要なのではなく、その分析後のデータを使って「何をするか」、つまりどのような行動につなげるかが重要です。BIツール導入後に、誰も利用していない状況に陥らないようにするためにも、一番先に目的をしっかりと決めることが大切です。

2.分析・レポート対象業務
次に、「何（情報）をどのように表現したレポートを作成したいのか」を決めます。具体的には、分析の対象業務や対象者、データ取得先、レポートを使用するタイミング、運用担当者、レポートなどの公開・閲覧権限などを検討します。

3.レポート・ダッシュボードの詳細内容
レポートやダッシュボードのレイアウトを決めます。レポートとは主にBIツールによる分析結果を指定の方式にして出力するものを指し、ダッシュボードは、画面上で確認できるものを指します。

レポートとダッシュボードそれぞれについて、一覧表示にするのか、クロス集計にするのか、グラフで示すのかなどの表現方法はどうするのかを決めます。またレポートやダッシュボードで表現する情報の粒度はどうするのかも、細かく決めていきます。

これらの要件定義を行うことで、BIツールの選定から導入、運用までスムーズに進めることが可能です。

BIツール導入時の要件定義を怠ったらどうなる？

BIツール導入時に、しっかりと要件定義を行っておかないと、結果的に失敗に終わってしまうことがあります。完全に失敗とはならなかったとしても、思うような成果を出すことはむずかしいでしょう。なぜそうなってしまうのか、理由を解説します。

◆要件定義を行わなかったらどうなるか

もし要件定義を行わなかった場合、想定したユーザーや担当部署が、実際にBIツールを活用できないと考えられます。経営層や情報システム部などの導入側が「必要だから」とただ単にツールを導入しても、その目的やレポートの意義、表現方法が定まっていなければ、当然、利用する部署のユーザーは何をすれば良いのかわかりません。

また、仮にBIツールに興味を持った部門や社員があったとしても、ツール選定ミスや業務に活かせなかった場合には、結局、使われずにお蔵入りしてしまうなどの事態を引き起こす可能性もあります。

◆よくある失敗ケース

要件定義を行ったつもりになってしまったことでBIツール導入に失敗することもあります。BIツールの要件定義にまつわるよくある失敗ケースをご紹介します。

・失敗ケース1
ある企業では、BIツールを早急に導入しなければならなくなり、社内を巻き込む時間がなく、情報システム部門だけで要件定義を行ってしまいました。これでは要件定義を行ったとは言えません。結果的に、導入先の各部門の利用ユーザーにはBIツールの目的や使用の意義がわからず、結局、使われませんでした。

・失敗ケース2
要件定義を行う前にBIツールを選定してしまい、導入作業を行っている段階になって初めて、業務システムとの連携ができないことが判明したケースもあります。要件定義は、導入時のシステム的な想定も含めて行うものなので、怠るとシステム面でも不一致となり、失敗する恐れがあります。

これらの失敗ケースから考えても、要件定義は導入時に必ず行わなければ、BIツール導入の成功に至らないといえるでしょう。

BIツール導入時における要件定義のポイント

BIツールの失敗を避けるために、BIツール導入時には必ず要件定義を綿密に行っておくのをおすすめします。さらに、成功させるために重要になるポイントを解説します。

◆要望は複数部門から得る

要件を定義するには、社内の要望をもとに行わなければなりません。社内の要望とは、経営層、業務部門、情報システム部門など立場や部署部門を横断した複数の立場の人々の要望を指します。

例えば、同じ「売上」を分析対象としたとしても、経営層が戦略立案のために見たいレポートと、業務部門が業務のために見たいレポートとは表現形式や切り口が異なります。各者の要望に合わせた要件定義を複数、行うことが大切です。

◆要件の抽象度を意識して定義する

各者の要望からの要件は、抽象度も異なります。例えば経営層にとっては、細かい数値よりも全体を把握したいため、要件は自ずと抽象度が高くなるでしょう。一方で、業務部門や生産部門、営業部門などの現場の人員にとっての要件は、業務に直結した判断を下したいため、より抽象度が低くなり、粒度も細かくなるでしょう。このことから、要件定義の際には、要件の抽象度も意識するのをおすすめします。

◆KGI・KPIなどの重要指標を整理する

要件定義で決めるレポートの表現方法については、KGI・KPIなどの重要指標を整理して盛り込むことが大切です。
KGIは、Key Goal Indicatorのことを指し、「重要目標達成指標」や「経営目標達成指標」と訳されます。簡単にいえば、最終目標です。一方で、KPIはKey Performance Indicatorのことを指し、「重要業績評価指標」と訳されます。これは、KGIを達成するプロセスにおいて、達成度合いを計測したり、監視したりするために置く定量的な指標です。

レポートやダッシュボード上ではKGI・KPI双方を可視化できるようにしましょう。そして、利用ユーザーがそれを見て次のアクションを取ることができように工夫して表現することも大切なポイントです。

まとめ

要件定義は、BIツール導入・運用に欠かせない工程です。導入計画やスケジュールにしっかりと盛り込み、全社的に行うのをおすすめします。

BIツール「LaKeel BI」は、セルフサービスBIであるため、利用ユーザーを問わず、誰でも簡単に利用できます。ダッシュボードも使いやすく、見やすいため、多様なユーザーを想定して要件定義することが可能です。

LaKeel BIでは、導入サポート時に要件定義の実施方法などもサポートしておりますので、要件定義のやり方などについても、ぜひお気軽にお尋ねください。

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