BIツール導入時の注意点！スモールスタートの落とし穴

企業の持つさまざまなデータを有効活用するにあたり、BIツールは大変役立つツールです。実際にBIツールの利用を検討する際に、「最初はあまりコストをかけず、スモールスタートで」と考える方も多いでしょう。現在、無料または安価なユーザーライセンスのBIツールが市場には多く存在しています。しかし、そこには思わぬリスクが潜んでいる可能性があるのです！導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と後悔しないために、「スモールスタートの注意点」についてご紹介します。BIツール導入前にぜひご確認ください。

コストを抑えてBIツールを使う方法

BIツールを使ったデータ分析を初めて行う場合、いきなり大人数での利用ではなく、まずは一部の担当者だけで開始するというパターンも多いでしょう。無料で使えるBIツールも存在するため、シンプルなデータ分析であれば初期費用を一切かけずに開始することも可能です。

無料のBIツールには、

①有料版と同等の機能が期間限定で利用できる製品
②有料版の一部機能を無期限で利用できる製品

の2種が存在します。①の製品は有料版の購入を前提としたトライアル利用になるため、コストをかけずに利用する目的であれば②のタイプが適しています。

有料版への移行に注意！どんな問題が発生する？

無料のBIツールを利用していくうちに、「慣れてきたので利用人数を増やしたい」「もっと高度な機能を使いたい」という要望が出てくることもあるでしょう。無料のBIツールは個人利用を想定した製品が多いため、ユーザー間でのレポート共有などのニーズが高まったタイミングで有料版への移行を検討し始めることも多いようです。しかし、そこで注意が必要です。有料版のBIツールには複数のタイプがあるため、しっかり確認しないと想定外のコストが発生する可能性があります。

将来的なユーザー数がカギとなる！BIツールの価格パターン

BIツールの価格体系は、ユーザー数に応じて課金される「ユーザーライセンス型」、ユーザー数に関係なく1サーバー毎に課金される「サーバーライセンス型」の2種が主流となっています。それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

■ユーザーライセンス型
メリット：ユーザー数が少ない場合はコストが抑えられる
デメリット：ユーザーの増加に応じてコストも増加する

■サーバーライセンス型
メリット：大人数での利用が一定コストで実現可能
デメリット：利用人数が少ない場合は、ユーザーライセンス型に比べて高額になることが多い

コスト面にフォーカスして考えた場合、利用人数によってどちらのタイプが適しているかが決まるのです。「スモールスタートのはずが、いつの間にか高額になってしまった・・・！」という失敗を避けるためにも、最終的な利用人数の見通しをある程度立てた上で、有料版のBIツールを選定した方が良いでしょう。

ライセンス費用が高額になってきてから、サーバーライセンス型BIに移行すれば良い？

「とはいっても現段階で見通しは立たないし・・・。とりあえずユーザーライセンス型のBIツールにしておいて、利用人数が増えてきたらサーバーライセンス型に切り替えればいいや」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。BIツールの移行には、以下のようなハードルがあることをご存知でしょうか。

作り込んだ大量のレポートやダッシュボード。移行はどうする？？

BIツールの導入にあたり、一定数のレポートやダッシュボードを作成するためには、それ相応の工数が発生します。外注で作成すれば、もちろんコストも発生します。更にそこから数年かけて日々作成した大量のレポートやダッシュボードを別のBIツールへ移行するには、想像を超える工数やコストが発生する可能性があります。そのため、BIツールの移行は想像以上に大変なことが多いのです。

このような状態になってから、「移行に膨大なコストをかけるか、ライセンスに膨大なコストをかけるか・・・」と悩むことになっては大変です。

どちらも避けるためには、①本格的にBIツールの利用を開始する前にしっかりと将来の利用範囲を想定しておく、②ユーザー数が想定以上に増えそうな場合は、身動きがとれなくなる前にユーザーライセンス型からサーバーライセンス型へ移行する、などの対策が必要となります。

BIツールの導入を検討されている方は、これらに留意して「コストを抑えたBIツールの導入・運用」を目指していきましょう。

【BI製品情報】
＞追加コスト発生の心配がないサーバーライセンス型BIツール「LaKeel BI」

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