BIツールの費用相場は？料金体系やコストを抑えるポイントをご紹介
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企業の持つさまざまなデータを有効活用するにあたり、BIツールは大変役立つツールです。実際にBIツールの利用を検討する際に、「最初はあまりコストをかけず、スモールスタートで」と考える方も多いでしょう。現在、無料または安価なユーザーライセンスのBIツールが市場には多く存在しています。
本記事では、BIツールを選択する際に参考としたい、一般的な費用相場やコストを抑えるためのコツについて解説します。
BIツールの価格相場
BIツールはデータベース構築のためのサーバーと、BIツール自体を稼働するためのサーバーが必要となることが多くあります。このサーバーにはインターネット上に構築するクラウド型と、自社サーバーに構築するオンプレミス型があり、BIツールの価格はこの導入形態やライセンス形態によって大きく左右され、数万～数百万円と幅広い価格設定となっています。
◆オンプレミス型・クラウド型
●オンプレミス型
オンプレミス型はサーバーを自社で構築するため、自社のシステムと連携しやすいというメリットがあります。サーバー構築などを含むため初期費用は数十万円～数百万円と比較的高くなりますが、買い切り製品の場合、長期的にみるとコストを抑えることができる可能性があります。
●クラウド型
クラウド型はBIツールを提供する企業が用意したサーバーを利用するため、サーバー構築の必要が無く、初期費用を数万円～数十万円に抑えることが可能です。
ただ、利用ユーザー数に応じた費用変動等によって長期的にコストが多くかかってしまう可能性がありますので、将来的な利用状況を見据えた上で契約プランについてはよく確認するようにしましょう。
◆サーバーライセンス型・ユーザーライセンス型
●サーバーライセンス型
サーバーライセンス型は、特定のサーバーにインストールされたソフトウェアを使用するライセンスを付与します。ライセンスはサーバー単位で管理され、同時に複数のユーザーがアクセスして使用することが可能です。そのため、大人数で使用する場合に推奨されますが、初期費用は比較的高額のものが多くなります。
●ユーザーライセンス型
ユーザーライセンス型は、特定のユーザーがソフトウェアを使用するライセンスを付与します。ライセンスはユーザー単位で管理され、一人のユーザーが複数のデバイスでソフトウェアを使用することが可能です。初期費用が抑えられますので、スモールスタートにはおすすめです。ただし、他のユーザーがソフトウェアを使用する場合は、そのユーザーごとに別のライセンスが必要ですので、使用ユーザーが増加するとコストが高額になりやすくなります。
コストを抑えてBIツールを使う方法
BIツールを使ったデータ分析を初めて行う場合、いきなり大人数での利用ではなく、まずは一部の担当者だけで開始するというパターンも多いでしょう。無料で使えるBIツールも存在するため、シンプルなデータ分析であれば初期費用を一切かけずに開始することも可能です。
無料のBIツールには、
①有料版と同等の機能が期間限定で利用できる製品
②有料版の一部機能を無期限で利用できる製品
の2種が存在します。①の製品は有料版の購入を前提としたトライアル利用になるため、コストをかけずに利用する目的であれば②のタイプが適しています。
有料版への移行に注意！どんな問題が発生する？
無料のBIツールを利用していくうちに、「慣れてきたので利用人数を増やしたい」「もっと高度な機能を使いたい」という要望が出てくることもあるでしょう。無料のBIツールは個人利用を想定した製品が多いため、ユーザー間でのレポート共有などのニーズが高まったタイミングで有料版への移行を検討し始めることも多いようです。しかし、そこで注意が必要です。有料版のBIツールには複数のタイプがあるため、しっかり確認しないと想定外のコストが発生する可能性があります。
将来的なユーザー数がカギとなる！重視するべきポイント
前述の通り、BIツールの価格には様々な要素が関連してきます。特に、「ユーザーライセンス型」「サーバーライセンス型」の選択は慎重に行うことが、将来的なコストを抑える上ではポイントとなります。改めてそれぞれの特長を以下ご紹介します。
■ユーザーライセンス型
メリット：ユーザー数が少ない場合はコストが抑えられる
デメリット：ユーザーの増加に応じてコストも増加する
■サーバーライセンス型
メリット：大人数での利用が一定コストで実現可能
デメリット：利用人数が少ない場合は、ユーザーライセンス型に比べて高額になることが多い
コスト面にフォーカスして考えた場合、利用人数によってどちらのタイプが適しているかが決まるのです。「スモールスタートのはずが、いつの間にか高額になってしまった・・・！」という失敗を避けるためにも、最終的な利用人数の見通しをある程度立てた上で、有料版のBIツールを選定した方が良いでしょう。
ライセンス費用が高額になってきてから、サーバーライセンス型BIに移行すれば良い？
「とはいっても現段階で見通しは立たないし・・・。とりあえずユーザーライセンス型のBIツールにしておいて、利用人数が増えてきたらサーバーライセンス型に切り替えればいいや」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。BIツールの移行には、以下のようなハードルがあることをご存知でしょうか。
作り込んだ大量のレポートやダッシュボード。移行はどうする？？
BIツールの導入にあたり、一定数のレポートやダッシュボードを作成するためには、それ相応の工数が発生します。外注で作成すれば、もちろんコストも発生します。更にそこから数年かけて日々作成した大量のレポートやダッシュボードを別のBIツールへ移行するには、想像を超える工数やコストが発生する可能性があります。そのため、BIツールの移行は想像以上に大変なことが多いのです。
このような状態になってから、「移行に膨大なコストをかけるか、ライセンスに膨大なコストをかけるか・・・」と悩むことになっては大変です。
どちらも避けるためには、①本格的にBIツールの利用を開始する前にしっかりと将来の利用範囲を想定しておく、②ユーザー数が想定以上に増えそうな場合は、身動きがとれなくなる前にユーザーライセンス型からサーバーライセンス型へ移行する、などの対策が必要となります。
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