ExcelとBIツール、何が違う？～データ分析にBIツールを使うメリット～

表計算ソフトとして今や欠かせない存在となっているExcel。データの集計やグラフの作成などを、日常的にExcelで行っている方も多いでしょう。一方、LaKeel BIを始め、データ分析に特化した「BIツール」を導入する企業も最近は増えてきています。「Excelでもデータ分析はできるのに、わざわざツールを使う必要はあるの？」という疑問をお持ちの方向けに、「ExcelとBIツールの主な違い」について解説します。

Excelに関するお役立ちコラム: 脱Excel、本当に必要？ExcelとBIのベストな関係; データが消える！？知らないと怖い、Excel業務のリスクとは; Excelで良い？BIが必要？最適なデータ集計・分析ツールを選ぶには

Excelは手軽に分析ができる・・・でも注意が必要！

Excelを使ったデータ分析は、使い慣れたツールであることや利用にあたっての追加コストが発生しないことから、手軽に行うことができ大変便利です。しかしExcelでデータ分析を行う際に意識しなければならないのは、「Excelは大量データの分析には向いていない」という事実です。業務で頻繁にExcelを使う方であれば、「データ量の多いファイルや、関数やピボットテーブル、マクロなどを多く使用したファイルが、重くてなかなか開かない」という経験が一度はあるのではないでしょうか。Excelでデータ分析を行う場合、データ量やグラフ数などの増加に伴い、「ファイルを開くのに時間がかかる」「保存時にエラーが起こるなど、動作が不安定になってきた」などのトラブルが発生する可能性が高まります。

それを回避するために、年度や分析対象ごとにファイルを分割したりして運用を工夫することもできますが、それにより今度は「ファイルが量産され、見たいデータがどこにあるのか探すのが大変」「ファイルをまたいでの比較や分析が困難」といった新たな悩みが発生するのです。

＞【コラム】データ分析とは？具体的な手法や基本ステップを解説

大量データを活用するにはBIツールが必要

そういった悩みを解消するため、Excelでのデータ分析からBIツールを使ったデータ分析へ移行する企業が増えているのです。BIツールとは、基幹システムや情報系システム、Excelなどのさまざまなデータを取り込み、グラフやダッシュボード形式で可視化や分析を行うことができるツールです。

BIツールを使った場合のメリットとして、

・大量のデータを一元管理する「データ活用基盤」が作成できるため、異なるシステムのデータを連携させるなどの柔軟なデータ分析が実現できる

・大量データの集計・分析を迅速かつ安定した動作で行える

・データの消失などのリスクが大きく減る

・web画面上で様々な種類のデータを分かりやすく表示できる

ことが挙げられます。

短期的かつ少量のデータを分析するには手軽に対応できるExcelが向いていますが、「さまざまなデータを長期的に蓄積し、経営戦略に生かす」などの場合はExcelでは限界があるので、BIツールを使う方が現実的です。
さらには、Excelのような感覚で簡単に表を作れる、操作性に優れたBIツールもあります。実際に作業するユーザーのレベル感に合わせてツールを選ぶことも、重要なポイントといえるでしょう。

「BIツールの得意なこと」については、以下のコラムで詳しくご紹介しています。

データ分析ツール ExcelとBIツールを徹底比較

以上がExcelとBIツールの主な違いです。それぞれに適したシーンを理解し、自社で求めるデータ活用に合ったツールを選びましょう。

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「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。