BIツールのシステムリプレイスの手順　失敗しないためのポイントとは？

BIツールのシステムリプレイスを検討する際に、どのようなことに注意すれば良いのか分からず、なかなか順調に進まないという方も多いのではないでしょうか。失敗のリスクを抑えるには、まずどのような失敗例があるのか知っておくことが大切です。
今回は、BIツールのシステムリプレイスを検討している方に向け、システムリプレイスの手順や、失敗しないためのポイントをご紹介します。

システムリプレイスが必要な背景とBIツール選定のよくある失敗

一般的に、企業が利用している基幹システムや業務システムのシステムリプレイスは、システムの老朽化や、サポート終了（EOS：End Of Support）、製品のライフサイクル・保守終了（EOL：End Of Life）などをきっかけに検討することが多いものです。

システムリプレイスが必要になった際に新たなシステムを検討することになりますが、システムの選定に失敗してしまうケースが多々あります。中でも、BIツールのシステムリプレイスを検討する際には、次のようなよくある失敗を押さえておきたいところです。

◆BIツール選定のよくある失敗

1.利用目的が曖昧なまま導入し活用の仕方がわからない
BIツールは、それを導入すれば直ちに業務がスムーズにいくといった業務システムとは異なり、利用するシーンや用途が幅広いツールです。よって、目的が曖昧なまま導入してしまうと、何に使うべきかわからず、結局、使われなくなってしまうことも少なくありません。実際に、導入しても社内で活用できておらず、「使えないシステム」と判断されているケースも多くあります。

2.導入したBIツールの機能不足・アンマッチング
利用目的に合ったBIツールを導入したはずが、運用を開始してから期待していた機能がないことに気付くというケースもあります。また、操作が難しく、導入したものの使える人が属人化してしまい、異動や退職により「使えないシステム」になってしまうケースもあります。

システムリプレイスの進め方

これらの失敗を防ぎながら、BIツールのシステムリプレイスを進めるためにはどうすればいいのでしょうか。まずはシステムリプレイスの基本的な流れを確認しておきましょう。

1.システムリプレイスの目的を明確にする
まずは、システムリプレイスをする目的を明確にします。システムリプレイスのきっかけが、サポート終了など、外的要因であると、より目的が曖昧になりがちです。「これまで使っていたものと似たようなものでいい」といった状態だと、最適なシステム選定はむずかしいでしょう。たとえサポート終了がきっかけであっても、以前システムを導入した時期と現在では状況や課題は大きく変化しているものです。改めて現状の課題を洗い出し、真に必要なものは何なのか、目的を明確にすることが重要です。

2.システムリプレイスのプロジェクトを立て、体制を整える
システムリプレイスを成功させるために、あらかじめしっかりとプロジェクトを立て、チームを編成し、体制を整えておくことが重要です。その際には、情報システム部門だけでなく、実際に利用する部門も参加する必要があります。

3.導入目的を達成するために必要な要件を整理する
明確にした目的を達成するためには、どのような要件が必要になるのかを整理します。リプレイスする新システムにはどのような機能が必要であり、操作性や扱いたいデータなど求める条件を検討します。さらに導入・運用体制、人員確保もしっかりと行っておくことが成功のポイントです。

4.システムリプレイスの計画を立てる
要件をもとに、スケジュールや人員といった、一連の移行計画を立てます。選定後から、テスト運用、本稼働までの一連のスケジュールと必要人員や作業などを決定します。

5.要件をもとにシステムを比較検討する
システムの比較検討は、必ず目的と要件に照らし合わせて行います。ベンダーに提案してもらう際も、自社が自ら情報収集する際も同様に、軸がブレないようにしましょう。

6.システムのテストを一定期間行う
ある程度、システムが絞り込めたら、トライアルやデモを通してテスト運用することが重要です。テスト運用をせず導入してしまうと、「実際に稼働してみたら、できないことが見つかった」といったように失敗に陥りやすくなります。

7.システムリプレイスを実施し本稼働させる
テスト運用で問題ないことを確認したら、システムを導入します。本稼働させますが、稼働後も一定期間は問題ないか検証し続けることをおすすめします。

BIツールのリプレイス検討時に注意すべきポイント

BIツールのリプレイスを検討する際には、次のポイントに注意して行いましょう。

◆利用目的を決定してから検討を始める

先述の通り、BIツールの利用目的は企業によってさまざまです。利用目的や達成したいことは必ず検討開始前に決定し、チームで共有しましょう。BIツールは、一般的に、データに基づいた質の高い意思決定を迅速に行うために利用します。しかし、そのデータの種類や何の意思決定かは企業ごとに異なります。例えば、経営者が売上データを分析して意思決定するために利用するのか、営業マネージャーが営業部門の売上向上のために利用するのかという目的によって選ぶべきツールは変わります。

◆BIツールの3つのタイプを見極める

BIツールは、大きく3つのタイプに分けることができます。どのタイプが最適かを見極めることが重要です。

1.基幹系システム統合タイプ
基幹系システムから持ってきたデータの収集から分析、アウトプットまで一連の流れをすべて実施できるタイプです。

2.BI機能特化タイプ
BIツールの分析機能に特化したタイプです。データ抽出の自由度が高いのが特長です。分析結果のアウトプットのビジュアルが優れているものもあります。

3.アウトプット専門タイプ
データ分析結果のアウトプット専門のBIツールです。集計から担うため、データのインプットから分析までの工程は、別の仕組みが必要です。アウトプットのビジュアルが優れているのが特長です。

◆保有するデータに対応するシステムか事前に確認する

システムリプレイスを行う際には、以前使用していたBIツールで扱っていたデータがそのまま使えるのか、形式は対応しているのかなどを事前に確認するのをおすすめします。あらかじめ設定した導入目的に照らし合わせて、活用する必要のあるデータがBIツールと連携できるか確認をしましょう。例えば、従業員の稼働状況を把握したい場合には、現状の勤怠管理システムなどのデータとBIツールが連携できるか確認が必要です。

◆サポート範囲を確認する

BIツールの提供ベンダーによるサポート範囲も確認すべき重要なポイントです。既存の環境を最適化してくれる支援や、信頼のある迅速な対応、ユーザー向けの使い方レクチャー・研修のあるところを選びましょう。これも導入後の効率的な運用の成否に大きく関わってきます。

BIツール「LaKeel BI」とは？

BIツールを導入する際には、ぜひ失敗しないようにあらゆる事前準備を行いましょう。ここでは、「LaKeel BI」をご検討される方に向け、導入後に失敗しないために、事前確認に必要な情報をご紹介します。

◆LaKeel BIの特長

・誰でも直感的に使える優れたUI/UX
LaKeel BIは、データ分析が初めての方も直感的に使える、操作性の良いBIツールです。分析に必要なデータの抽出・集計・変換を行う「ETL機能」や、定型分析・自由分析が可能な「データ分析機能」、分析結果のビジュアライズを行う「レポート・Webダッシュボード作成機能」をすべて含んだオールインワンパッケージです。

・豊富なテンプレートや帳票自動作成により、導入後すぐ活用
導入後、すぐ分析に取りかかれる業務別テンプレートを用意しているのも特長です。経営・財務分析、営業・売上分析、人事分析、残業分析、ダイバーシティ分析、予算管理などがあり、必要に応じてカスタマイズも可能です。
画像として取り込んだ帳票フォーマットや、オリジナル帳票の上に、表示させたい項目をドラッグ＆ドロップで配置するだけで帳票作成可能です。従来のフォーマットを変更することなく作成を自動化することで、業務効率化を実現します。

・充実のサポート体制
LaKeel BIは、機能面だけでなく、サポートも充実しています。運用が社内で定着するまで、無償でスキルアップを支援する充実したメニューをご提供しております。ハンズオントレーニングサポート窓口のフォローもご利用いただけます。

◆「BIツール導入前確認シート」で失敗を回避

今回、ご紹介してきたように、BIツールのリプレイスの失敗を回避するためには、事前準備が欠かせません。しかし、何から始めるべきか、迷うこともあるでしょう。
そこで、BIツールの導入に失敗しないために、事前にチェックしておくべきポイントをご紹介している当社の「BIツール導入前確認シート」のご利用をおすすめします。

本資料では、BIツールの選定にあたり、チェックしておくべきポイントを「基本・機能・導入・運用」の4つの視点で解説しています。13のポイントを凝縮した「チェックリスト」も付いていますので、ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。

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