BIツール入門講座

BI導入ユーザーに聞く!「BIツールの良かった点・困った点」

個人利用向けのものから大規模ユーザー向けのものまで、さまざまなタイプのBIツールが市場には存在しています。「ビッグデータ」「IoT」などのワードとともにデータ分析へのニーズも高まっているため、「うちもBI使ってみようかな・・・」と考えられている方も多いのではないでしょうか。とはいえ、「BIで何ができるのかあまりイメージできていない」「高額な投資をして失敗したらどうしよう」など、不安や悩みもあるのではないでしょうか。今回は、「BIって実際のところどうなの?」という疑問にお答えするべく、すでにBIを導入している「先輩BIユーザー」の方々の声を集めてみました。

Case1. 小売業A社・営業部門

■良かった点
「まだ会社が小規模だった頃の名残で、各店舗の売上データや顧客データをExcelで管理していました。しかし会社の規模が大きくなり店舗数も増えていく中で、Excelでの管理は限界と感じBIツールを導入。集計作業が自動化されたことで、今まで週次が限界だった売上集計が日次で対応できるように。売上の低い店舗への対策も迅速にできるようになり助かっています。」

■困った点
「完全にExcel文化でシステムにあまり慣れていなかったので、使い方を習得するのが大変でした。自分たちで何とかしようと頑張ったのですが、最終的にデータの設定やレポートの作成はIT部門に協力してもらいました。現在はインポートされたデータを使って自由に分析をしてみたり、定型レポートで最新情報を確認したりという使い方を現場でしています。」

最新情報が確認できる=迅速な経営判断が可能になる、というのは、企業の成長にとっては大変望ましい状態です。またエンドユーザーでも簡単に使える「セルフサービスBI」も現在は多く存在しますが、使う機能や設定によってはIT部門のサポートがあった方がスムーズな場合もあるようです。

Point!
・手作業では難しい「最新情報の即時共有」ができるようになった
・一部エンドユーザーでの習得が難しく、IT部門の協力が必要だった

Case2. 精密機器 製造業B社・経営企画部門

■良かった点
「週次の経営会議のため、人事システムや会計システム、顧客管理システムなどさまざまなシステムからデータを出力し、Excelで資料を作成していました。データは形式がバラバラで集計作業に時間がかかるため、会議の数日前のデータを使って資料を作成するしかなく、タイムラグが生じることにもどかしさを感じていました。また会議の中で、違う切り口から作成したパターンの資料をオーダーされることも多く、そのたびに時間がかかるのも悩みで・・・BIツールを導入することに決めました。導入後はあれほど悩まされていた資料作成が自動でできることに感動!違う切り口での資料作成も手軽に行えるので、導入して本当に良かったと思っています。経営陣も、最新データをすぐに見られるので満足してくれているようです。」

■困った点
「資料の修正や違うパターンでの作成依頼があった場合、IT部門に依頼せず自分ですぐに対応できることが必須だったため、操作性を重視してBIツールを選定しました。知識がなくても見たまま操作するだけで資料を作れるのは大変良かったのですが、機能的に物足りなさを感じることもありますね。初心者でも使いやすい反面、あまり凝った資料を作れないのは多少困ることもありますが・・・そこは仕方ないですね。」

経営会議などの重要な会議では、さまざまな切り口からデータを見たいという要望が上がることも多いでしょう。BIツールでオーダー通りの資料をすぐに作成できるようになれば、スピーディーな経営判断をサポートすることができます。一方、迅速な対応を重視してエンドユーザーでも対応できる「操作が簡単なBI」を選ぶことにより、オリジナルのレイアウトにできないなど、一部機能が足りないと感じることもあるようです。操作性・機能面両方の視点から導入前によく確認しておくことが大切です。

Point!
・さまざまなパターンの資料作成がスピーディーに行えるようになった
・操作性を重視したため、一部機能に物足りなさを感じることも

Case3. 大手外食チェーンC社・IT部門

■良かった点
「経営部門から依頼を受けてBIツールを選定することに。オーダーエントリーシステムのデータをメインに、気象情報などの外部データや食材の在庫管理データなども組み合わせて分析したいなど、いろいろな要望があったため、機能に重点を置きながら数多くのツールを比較しました。結果、要件を満たすツールを導入することができ、売上予測や売れ筋分析などによりデータに基づいた経営判断ができるようになったと喜ばれています。」

■困った点
「当初は経営部門だけでの利用を予定していたのですが、各店舗からもBIツールで自店舗のデータを可視化したいと要望があり、ユーザー数が想定より大幅に増えてしまいました。最初に導入したBIツールはユーザーライセンス体系の製品だったため、利用を拡大していくと費用が高額になってしまい、途中でサーバーライセンス体系のBIツールへ移行。初代のBIで作り込んだレポートを、一から新しいBIで作り直し・・・さすがにちょっと大変でした。早い段階で移行したのでまだ何とか自社で対応できたのですが、もっとレポート数が多ければ移行作業も外注になり、またその分の費用が発生していたんでしょうね。考えると恐ろしいです。」

BIツールを使うことにより、システムからのデータだけでなくオープンデータやExcelなどさまざまな種類のデータを組み合わせて、一歩進んだ分析ができるようになるのは大きな利点です。そんなBIツールの有用性が社内でも認められ「うちの部署でも使いたい!」となるのは喜ばしい反面、ユーザーライセンス型の場合はコストの壁が立ちはだかります。利用人数が増えそうな場合は、移行の煩雑さも考慮し早めにサーバーライセンス型のBIに移行してしまう、もしくは最初からそれを見越してサーバーライセンス型のBIで利用を開始するなどの方法を取った方がよいかもしれません。

Point!
・複数のシステムや外部データを活用し、より有益な売上分析が可能となった
・ユーザーライセンス体系の場合、利用を拡大すると高額になる恐れも
・BIツールの移行作業は工数やコストが大きくかかる可能性あり

 

さまざまなパターンのユーザーボイスをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。「BIツール」と言っても、機能やコスト、得意分野などそれぞれの製品に特徴があります。上記の例を参考に、自社に合ったツールを探してみましょう。

BIツール導入に失敗しないためにチェックしておくべきポイントとは

「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。

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