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予算管理の基本と効率化の方法を解説

予算管理は、あらかじめ作成した財務などの目標値(予算)に対して、現在までの状況がどのようになっているかを把握・監督する一連の業務です。

企業の経営目標を達成するために必要不可欠な予算管理には、売上や原価など、よく使われる会計上の指標がいくつかあります。予算と実績の違いを比較分析することで、現状のままで問題ないか、あるいはどんな軌道修正が必要かといった情報を現場と共有し、行動に反映させることが可能です。

今回は、予算管理の基本や指標、手順などを押さえながら、効率化のための方法をわかりやすく解説します。

予算管理とは

予算管理とは、経営管理業務の1つです。企業の数値目標を達成するために予算策定が行われ、その予算を達成するために事業を遂行していきます。そうした中、予算達成ができずに、利益が出ていない状態に陥ることもあります。そのように利益が出ていない状況が続けば倒産にもつながります。こうした企業活動において、予算を確実に達成していくための進捗管理や、損失が出た原因を究明してくために必要なのが予算管理です。

一般的に、企業はビジョンや利益目標を達成するために、経営計画を1年以下の「短期」、3~5年の「中期」、5~10年の「長期」と3回、立てます。この経営計画をもとに予算が策定されます。

予算管理では、策定された予算を、一定期間ごとに進捗チェックや問題点の分析を行い、分析結果のフィードバックを現場に行うことで改善策を考え、実施します。

そのため予算管理は、経営戦略上重要な業務なのです。

予算管理の狙い

予算管理の目的は、企業の利益目標を達成することです。つまり、予算管理は企業が利益を出すために必要不可欠な業務といえます。

予算管理を行うことにより、目標の数値化がなされ方向性が明確になるほか、物資や費用の効率的な配分が実現します。限られた経営資源を必要な用途に効率よく活用することができれば、生産性向上や費用対効果の向上が見込めます。

また、日頃からしっかりと管理をしていれば、計画の遅延や予期せぬ損失が発生したとしても、迅速に問題改善・解消や予算案の修正を行えるため、経営の安定に寄与します。

予算管理で押さえておきたい指標

予算管理で押さえておきたい指標には、主に次の4つがあります。

○売上予算
売上予算は、いわゆる売上目標のことで、企業にとっての収入を表します。予算管理では、売上目標を達成するように進捗を管理します。市場動向や政治的な情勢に影響を受けます。

○原価予算
原価予算は、製造業の場合に発生する指標であり、製品やサービスを製造するのに必要な原材料などの費用である「原価」の予算です。

○経費予算
経費予算は、企業活動を継続するために、つまり売上を得るためにかかる必要な費用の予算です。人件費や交通費、事務所の賃貸料や光熱費などが経費です。

○利益予算
利益とは、売上から原価と経費を差し引いた会社の利益のことです。この利益の予算も管理が必要です。

予算管理では、これらの指標を一つ一つ、確実に予算達成するための効率的な予算管理が求められます。

予算管理の手順

ここで、予算管理の手順をご紹介します。予算管理は、PDCAサイクルという「Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)」に基づいて行われるのが一般的です。

1.予算編成~Plan
まず予算の計画を立てます。

2.予算に基づいて実行~Do
予算編成で予算の数値が決まったら、企業はその予算に向けて事業を行っていきます。
予算管理では、売上予算・原価予算・経費予算・利益予算の4種類を、日々管理していきます。

3.予算実績の分析~Check
予算管理を日々行いながら、定期的に分析を入れます。多くの企業は、一か月ごとに予算の目標数値と実績数値の比較をして、分析を行います。順調に達成できていれば問題ないですが、達成できていなければ、問題の原因を究明します。

4.予算管理の改善~Action
目標数値と実績数値に乖離が出れば、改善策を講じます。場合によっては予算額の修正を行うこともあります。

予算と実績の分析「予算差異分析」とは

手順のうち、「3.予算実績の分析」では、予算差異分析を行います。これは予算と実績の差額を算出し、予算との乖離がどのくらいあるのかを確認する方法です。

予算差異分析は、経営戦略に役立てられるため、重要な分析といえます。企業全体、部門別、商品別、取引先別など多角的かつ細分化して分析することで、より詳細なデータが取得できるため、原因を突き止めやすくなります。

適切な予算差異分析が成されれば、次なる戦略を有意義なものにすることができます。

予算管理に便利なツール

予算管理ではデータを取り扱うため、ツールを使うと業務の迅速化と精度の高い意思決定が可能になります。予算管理ツールには下記のようなものがあります。

エクセルで予算管理

エクセルはデータの集計や計算に便利で、ユーザーも多いことから、予算管理にも使われます。予実(予算と実績)を比較できるように表を作成して数値を入力し、定期的に実績値を更新していくのが基本的な方法になります。

クラウドツールで予算管理

クラウドツールは、通常のソフトウェアと違って、ネットワークを介して利用するタイプのツールです。文脈によってオンラインツールやSaaS、ASPと呼ばれることもあります。

クラウドツールによる予算管理には、インストールやインフラの整備といった作業が不要で、インターネットにつなげばどこからでもアクセスが可能といったメリットがあります。

BIツールで予算管理

BIツールとは、企業が持つさまざまなデータを分析・見える化して、経営や業務に役立てるソフトウェアのことで、予算管理にも威力を発揮します。

予実ギャップのリアルタイムでの把握が可能で、機会を逃さない迅速な経営判断につなげることができます。また、どこに問題があるかが一目でわかる可視化にも優れているため、問題が発見され次第、すぐに対策を打つことが可能となります。

BIツールは予算管理と合わせて管理会計にも使えるラキールBIなど、さまざまなものが知られています。

予算管理に便利なツール「LaKeel BI」

予算管理には、あらゆるデータを考慮した分析が求められるため、分析を効率化するツールを利用するのが一般的です。予算管理に適しており、便利でおすすめのツールが、「LaKeel(ラキール) BI」です。

LaKeel BIは、データ分析の専門家や情報システム部門などに頼ることなく、自ら必要なデータを抽出・分析・加工し、その結果を「見える化」できるセルフサービスBIツールです。

このLaKeel BIに備わる予算管理システムを用いることで、予算管理担当者の集計作業やレポート作成作業が効率化され、生産性向上の効果が期待できます。いつでも最新の「予実データ」を確認できるため、迅速な問題究明と施策の立案が可能となります。

またLaKeel BIはExcelライクな操作性で使用しやすく、料金体系についてはシステムの利用人数やデータ量の増加による課金が発生しないため、追加費用の心配はありません。

LaKeel BIを活用することで、予算管理をより手軽かつ確実に実行することが可能です。

まとめ

予算管理は、企業の経営において非常に重要な業務の一つです。確実にPDCAサイクルを回していくためには、適切な予算管理ツールの力を借りることが欠かせません。LaKeel BIはその大きな力となります。

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