BIツール入門講座

データ集計業務の効率化!Excelに代わるツールとは?

昨今、働き方改革や人手不足、DX推進などを背景として、業務の効率化が急務となっています。中でも昨今欠かせないデータ集計業務は、効率化しなければ手間も時間も膨大にかかってしまいます。そこで今回は、データ集計業務の効率化の方法をご紹介します。Excelに代わる効率的なツールは必見です。

データ集計業務とは?

データ集計業務とは、その名の通り、データを集計する業務のことを指します。新規事業を立ち上げたり、何らかの新しい施策を打ったりする前に、現在の売上状況や顧客の状況を知り、分析するために各種データを分析します。その集計・分析結果は、数値的な根拠として重要となります。

多くの企業では、一般的に次のようなデータ集計業務が行われています。

・売上データ集計
自社商品やサービスの売上データの集計です。

・顧客・購買データ分析集計
自社商品やサービスの顧客属性や購買データの集計です。

・パイプライン集計
パイプラインとは、営業活動における、見込み客への初回の訪問から受注までのプロセスのことを指します。そのプロセスにおいて課題となる部分を抽出し、集計や分析を実施、営業の業務改善を行います。その集計をパイプライン集計と呼びます。

データ集計業務の効率化の必要性

今後、さらにDX(デジタルトランスフォーメーション)を加速する必要性もあることからデータ活用の重要性は増しており、特に集計業務の効率化も求められています。

さらに働き方改革や、昨今のテレワークなどの影響により、多くの企業では業務プロセスの見直しや業務効率化がより一層求められています。

また、残業時間の削減についても、現在、さまざまな取り組みを実施していることでしょう。残業の原因の一つである人手不足も、業務効率化によって解決できる場合もあります。

データ集計業務においても、それは同様です。データ集計業務の効率化は非常に重要といえます。

データ集計業務のよくある課題

データ集計業務には、次のような課題がよく起きており、業務効率化が必要不可欠となっています。

・データ量の増加に伴い、Excelの手作業では集計がままならない
すべてExcelで管理する企業文化の場合、データ入力や集計作業もExcelで行うケースが少なくありません。デジタル化に伴い、詳細な売上データや顧客データなどが取得できるようになってきてから、データ量が増加し、それを扱うのにExcelの手作業だとどうしても追いつかなくなってきます。また、データ量がExcelシートでは上限があるという課題もあります。

・マクロを組んだ後、メンテナンスを繰り返したためエラーが頻発している
データをExcelで集計・分析する際、マクロを組んで利用することがあります。メンテナンスを繰り返した結果、エラーが頻発しており、いつか重要なデータが消失しかねないという危惧がある状態になっているケースもあります。

・データ集計作業が属人化している
特にExcelは同時に複数人が更新する共有性に劣るため、どうしても属人化しがちです。いつしかデータ集計作業が、それぞれの担当者一人しかできないという状態になってしまい、データの統合などの際に不都合が生じているケースです。

データ集計業務効率化の解決策

これらのデータ集計業務の課題に対しては、どのような対策があるのでしょうか。もちろん、突然ツールを変えるのは非現実的なので、Excelを使用する方法と共に、簡単にExcelからデータ集計を効率化することのできるツールへ移行する方法がおすすめです。

1共有フォルダでExcelシートを管理

Excelを利用し続ける場合、重要なものは共有フォルダで保管するルール付けをすることで、属人化を防ぐことができます。共通のデータ作成ルールも同時に設けておくことで、データ統合の際にも安心です。

2BIツールの導入・活用

全社のExcelでの集計業務をBIツールへ移行するという方法もあります。もちろん、新たなツールを全社向けに導入する場合に、周知・教育のコストが必要となるため、導入に踏み切れないところもあります。そのため、できるだけExcelを集計元データとしてそのまま利用でき、閲覧も操作も簡単なものを選ぶことで、教育コストを最小限に抑えることが可能です。
BIツールでは、あらゆるデータを横断してすぐに取り出すことができ、集計・分析業務も簡単に実現できます。

まとめ

データの活用がますます重要になっている現在、データ集計業務は、業務効率化の余地があります。データを横断して集計・分析し、経営判断やマーケティング戦略などに活かすことは欠かせません。しかし、データ集計業務にはさまざまな課題が起きてくるため、解決策の一つとしてBIツールの導入は有効な手段です。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

【関連する入門講座】
BIツール導入に失敗しないためにチェックしておくべきポイントとは

「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。

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