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帳票作成とは?初心者にもわかりやすく種類や作成手順、効率化の方法まで一挙解説!

帳票作成は、どのような業種でも必要な会社経営に欠かせない業務の一つです。その帳票作成の業務について、初心者の方は知りたいことも多いでしょう。そこで今回は、帳票作成の基本として、種類や作成手順、効率化の方法まで、わかりやすく解説します。

帳票ツールかBIツールか?紙の帳票がまだ必要なら考えたい効率化の選択肢

帳票作成とは

帳票作成とは、帳票を作成する業務の総称です。

帳票とは、会社経営に必要な取引や会計に関する記録書類全般を指します。帳簿や伝票、証憑といった種類があります。具体的な帳票の例として、総勘定元帳や入出金伝票が挙げられます。
この「帳票」というのは、一説には、帳簿と伝票を合わせた言葉であるといわれています。

帳票の役割は、会社として必要な証跡管理に必要な記録を残したり、人に情報を伝達したりするものです。例えば請求書は、金銭取引を記録するものであり、取引先と共に情報共有するものでもあります。このように帳票は、会社において欠かせない書類といえます。

この帳票を作成する業務全般を帳票作成と呼びます。

ビジネスシーンでよく使われる帳票

ビジネスシーンでは、帳票は主に3つの種類に分かれ、次のような帳票がよく使われます。それぞれの種類の具体例と共に、どのような書類なのか解説します。

●帳簿

帳簿とは、会社が行う取引や資産、負債など、会社のお金の動きや流れなどを記入・記録した書類のことを指します。

例.仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳、買掛帳

例に挙げたように、主に仕訳帳や総勘定元帳などの会社の経理が取り扱う会計帳簿のことをいいます。

●伝票

伝票とは、「いつ、どのような取引が行われたのか」という会社のすべての取引記録を第三者でもわかる状態にまとめた書類全般を指します。

例.入出金伝票、仕入伝票、売上伝票、振替伝票など

一定の書式に基づき、お金の入出金や商品の販売、仕入れなどを行う各担当者が、入出金や取引内容などを記入します。伝票に書かれた内容は、先に「帳簿」のところで挙げた総勘定元帳に転記するのが一般的です。

●証憑(しょうひょう)

証憑とは、契約や取引の証拠となる書類のことを指します。

例.領収書、請求書、契約書、納品書、見積書など

証憑は、広義では帳票に含みますが、証憑の中でも売買契約など何らかのお金に関する取引を行った書類のみ、帳票に含むとする考え方もあります。

エクセルを使った帳票作成の手順

これまでご紹介してきた帳票は、実際、どのように作成するのでしょうか。一般的に、帳票はお金の流れを記載するものなので、現状では、表計算ソフトのMicrosoft Excel(以下、エクセル)を用いて作成されるケースが多いです。
そこで、ここではエクセルを使った帳票作成の手順をご紹介します。

01データベースを作成する

帳票作成の大前提として、まず必要になるのがデータです。エクセルにデータベースのシートを用意して作っていきます。項目を作り、データを入力していきましょう。項目とは、例えば、発行日や取引先名、住所、部門、担当者目、金額などです。項目のセルを一通り作ったら、その項目ごとに実際のテキストや数値を入力していきます。

02印刷するか、PDF化するか出力様式を決める

次に、実際に出力する帳票のフォーマットを作ります。エクセルでは、あらかじめ出力方式を決めておくことが重要です。
出力方式は、紙に印刷する方法とPDF化して電子データにする方法の2種類があります。どちらかに決めて、初めから出力形式に合わせて余白などを調整しておきましょう。
後から出力方式を決めると、せっかく作ったレイアウトがきれいに表現できず、見直しが必要になる場合もでてくるので注意してください。

03帳票のフォーマットを作成する

帳票の種類に応じて、フォーマットを作成していきます。一般的にはゼロから自分で作るのではなく、Microsoftが無料で配布しているテンプレート等を利用するのが良いでしょう。そのテンプレートを改変して、自社に適したものを作成し、必要に応じて、計算式や関数、条件付き書式等を利用します。

04帳票のフォーマットにデータベースを転記する

帳票のフォーマットができたら、先ほど<1>で作成したデータベースを転記していきます。このとき、手入力ではなく、「参照」というエクセルの機能を利用し、データベースシートにあるデータを、帳票フォーマット内のセルに参照されるようにします。転記が完了したら、<2>で決めた方法で出力します。

帳票ツールかBIツールか?紙の帳票がまだ必要なら考えたい効率化の選択肢

エクセル以外の帳票作成ツール

帳票作成を簡単にするツールは、エクセル以外にもいくつか存在します。

01帳票作成専用ツール

帳票作成専用ツールは、帳票作成に特化したツールです。エクセルと比べて帳票の設計をしやすくしたり、デザインを整えやすくするものや、他の様々なシステムとデータ連携が実現できるものなどがあります。

02クラウド帳票サービス

帳票作成をクラウドツールで実現する方法も近年のトレンドです。

従業員が使う情報端末はPCだけでなく、スマホやタブレットも今や珍しくありません。クラウド帳票サービスであれば、スマホからでも必要情報を入力することで、見積書や注文書などを生成したり、入力データをクラウド上のデータベースで管理することが可能です。あとでPCからPDF形式で出力をしたり印刷をすることもできます。

03BIツールの帳票作成機能

BIツールは、企業活動の中で生じるデータを集計・分析・レポ―ティングを行うツールですが、帳票作成において手間のかかる集計業務を自動化できるメリットがあります。また、エクセルのマクロを組むといったように専門的な知識やプログラミンスキルが不要な点も、BIツールが帳票作成に活用される理由です。

紙に手書きしていた帳票を自動で作成できるようになるため、業務量を大幅に削減できます。

帳票作成におすすめのBIツール「LaKeel BI」

特に帳票作成におすすめのBIツールが「LaKeel BI(ラキールビーアイ)」です。
会計や販売、人事システム上のデータや、エクセルやCSVファイルのデータなど、社内外に存在するさまざまな形式のデータを集計し、ビジネス状況の分析やレポートの出力を簡単に行うことができます。

そして「レポートデザイン&オーバーレイ機能」という機能が備わっており、使用すれば、さまざまな帳票を自動で作成することができます。レポートデザイン機能により、ピクセル単位の複雑な明細レポートも作成可能です。
また、オーバーレイ機能は、すでにある帳票イメージの再利用を行うことができ、帳票作成効率を大幅に向上することが可能です。自社独自に備わる定型帳票のシステム化や、手書き帳票、レポートの自動化を実現できます。
PDFやExcelフォーマットにも対応!帳票作成をBIツールで自動化

帳票ツールかBIツールか?紙の帳票がまだ必要なら考えたい効率化の選択肢

まとめ

帳票作成は、会社を経営する上で必要不可欠な業務ですが、作成や管理には多くの手間と時間がかかってしまう部分があります。近年、DXや業務改善、生産性向上、働き方改革など、業務効率化の必要性が増している中、帳票作成をBIツールで行い自動化することは、業種問わず有意義なものになるといえます。また、エクセルでの作成では作り得なかった細かなデータが出力可能になることで、経営の意思決定においても良い影響をもたらすことでしょう。LaKeel BIは専門知識がなくても簡単に利用できるため、今までBIツールを使った経験がない方にもお勧めです。ぜひご検討ください。

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BIツールをご検討中の方向けに、基本が分かるまるわかりガイドや導入前チェックシート、事例集や職種別の活用トレンドまで、各種お役立ち資料をご用意しています。
是非、ご覧ください。

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  • BIツール導入前確認シート
  • BIツール活用トレンド
  • 導入事例集

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「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。

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