業務効率化に役立つツールをご紹介！～全社的な生産性向上・残業削減に向けて～

生産性向上や残業削減に関する世間の意識はますます高まっています。とはいえ残業削減のために、ただ「○時以降は残業禁止！PC・電気も使えません」というような強制退社を促すだけでは、根本的な解決は難しいでしょう。残業削減のためには「退社時間にフォーカスして早く帰るよう意識付けを行う」ことももちろん有効ですが、それ以上に大切なのは「そもそもの業務工数をいかに削減するか」という観点ではないでしょうか。
今回は、仕事の「生産性向上・業務効率化」に役立つおすすめのツールをご紹介いたします。

「業務工数削減」を実現するさまざまな方法

「業務工数削減」にはさまざまなアプローチ方法があります。ツールを使わずとも、日々の打ち合わせ時間を短縮したり、タスクや業務プロセスを見直して不要な作業の洗い出しを行ったりして「無駄を省く」方法もあります。さらにツールを使ったアプローチにおいても、「手書きやタイムカードでつけていた勤務表をPC打刻ツールに移行する」「グループウェアやビジネスチャットを導入し、出先からでもスムーズに情報共有や作業が行えるようにする」などの方法もあるでしょう。自社に最適なツールや手法を選択するためには、まず「何が課題となっているのか」を洗い出し、優先順位をつけて対応を検討することが重要です。

自動化による工数削減を可能にするツールとは？

このようにさまざまなアプローチ方法がありますが、以下では「工数のかかる作業を自動化してくれるツール」をピックアップしご紹介します。

①帳票作成ツール

PDFフォーマットに手書きしたり、Excelフォーマットにデータを転記したり・・・1枚1枚はそれほど時間がかからなくとも、総合的に見た場合、「帳票作成業務」にかかっている工数は思いのほか大きいものです。それを自動化してくれる「帳票作成ツール」は、基幹システムや情報系システムのデータを反映し、自動で帳票を作成してくれる便利なツールです。テンプレートの取込ができたり、オリジナルデザインの帳票を作成できたりと機能はさまざまです。

②データ集計ツール

売上集計、予算管理、人員集計・・・日次や月次で発生する「集計業務」は、さまざまな部門において大きな工数がかかる業務の一つです。社内のあらゆる集計業務を自動化できれば、全社的な工数削減や生産性向上を実現できるでしょう。集計業務を自動化してくれるツールの代表的なものとして、「ETLツール」「BI（ビジネス・インテリジェンス）ツール」があります。

◆ETLツール

データ抽出（Extract）、変換（Transform）、書き込み（Load）を行ってくれるツールで、複数のシステムやExcelファイルなどのデータを集計・統合してくれます。「Excelに入力された各拠点の売上データを集計したい」「財務データと人事データを統合したい」などの業務シーンで役立ちます。

◆BIツール

取り込んだデータを使って自由に分析を行ったり、簡単にグラフやダッシュボード形式でレポーティングしたりできるツールです。Excelでは大変な経営資料の作成や売上データの可視化など、集計したデータをもとにタイムリーにレポートを作成するシーンでは大変便利です。中にはETLの機能を備えたBIツールもあるので、それを使えばデータ集計から可視化までの集計業務が全て自動化できてしまいます。

またETL機能だけでなく、「帳票作成ツール」の機能まで備えたBIツールも存在します。そんなツールを使えば、まさに「これ1つ」でさまざまなシーンでの工数削減が実現できるでしょう。

ETL機能、帳票作成機能も搭載！「これ1つ」で生産性向上できるBIツールとは？
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以上を参考に、自社に最適な「業務効率化ツール」を検討してみてはいかがでしょうか。