予実管理とは？予実管理の方法とよくある課題の解決策

予実管理とは、予算と実績を管理することです。会社経営においては、売上と経費の予算を策定後、実際の数値との差異や達成率、利益額をデータとして集計・分析する必要がありますが、それが予実管理です。

予実管理は、企業が目標達成に向けて対策を講じるための重要な情報です。課題を発見し、その原因を分析し、対策を検討するといったことも、予実管理をしていることで、していない場合と比較して容易に実現可能になります。

しかしすぐに予実データが確認できなかったり、Excelファイルの合算に時間と手間を要したりする課題はよくあります。そこで本記事では予実管理の基本や手順を解説し、予実管理のよくある課題とその解決策をご紹介します。

◆予実管理の重要性

なぜ予実管理は重要なのでしょうか？それは、予実管理をすることで、ビジネス上の意思決定や、戦略の構築をデータに基づいて行えるためです。

例えば、事前に「この時期にこういった施策を打つから、その効果がこれくらいの経営数値として表れるだろう」という予測を立て、それに対してその通りなのか、期待以上なのか以下なのかを把握することで、打った施策の効果を評価し、この施策をさらに強化するべきか、あるいは別の施策を打つべきかといった判断することができます。

このように、予実管理によって、問題やビジネスチャンスを発見し、それらに素早く対処することができます。

予実管理の方法

では、予実管理は実際にどのように行うのか、予実管理の手順をご紹介します。

1.利益目標を設定する
事業ごと、部門ごとに予算を設定し、目標を設定します。漠然と目標を設定することはできないため、自社の過去の実績や成長率と照らし合わせたり、競合他社や業界全体の実績や成長率と比べたりして、妥当な利益目標を設定します。もちろん、ある程度の理想に基づくことも必要ですが、大きく乖離しないように達成可能な利益目標を設定します。

2.具体的な数値目標を設定する
設定した利益目標に基づき、実際の費用の予算を設定します。達成にある程度のハードルを設けることで、適切な数値を設定できます。

3.予算を立てる
立てた数値目標を達成するために部門ごとに予算を洗い出していきます。全社として目標と乖離していないかを十分に確認したいところです。
またビジネスの繁忙期と閑散期では、予算も実績も違います。予算を決める際は、具体的にいつのデータを参考にするかよく考えた上で行うことが重要です。

4.月次決算を行い、軌道修正する
毎月決算を行い、予実管理をつど行います。毎月行うことにより、精度を高めていくことができます。設定した予算と実績に差が出るたびに修正します。月次で行っていけば、より軌道修正が容易になります。

5.予実分析する
予算と実績に大きな差が出る場合、予実分析を行うと良いでしょう。その差異の要因分析をします。予実管理の穴がわかるので、自社の課題を知ることができます。

6.課題の解決案を実行に移す
課題が挙がったら解決案を検討し、実行に移していきます。課題を解決すればするほど、経営目標が達成しやすくなります。

予実管理のよくある課題と解決策

予実管理を行っていると、よく次のような課題が挙がります。

◆予実管理のよくある課題

・予実管理資料の精度が低い・作成に時間がかかる
・過去データとグラフ等で比較したいが可能なツールがない
・複数のExcelファイルをまとめて合算するのが大変

予実管理は、いかに現状把握を素早く正確に行うかが重要になります。過去の実績と照らし合わせて、予算との乖離をチェックすることで自社の課題を知ることができます。

しかし、予実管理資料の精度が低かったり、作成に時間がかかったりすると、経営層の判断が遅れてしまいます。またデータを複数のExcelファイルなどで管理していると、その合算に時間と手間がかかってしまったり、データ破損の場合には大きな損失が出てしまったりします。

これらの課題解決策として、BIツールの活用が有効です。

BIツールでは、過去から現在に至るまでの売上データ等を簡単に分析することができます。ダッシュボード機能を活用すれば、リアルタイムに表やグラフが更新されていく様子を監視することもできます。すぐに経営層が見たいデータを表示できるので、経営判断スピードが上がりますし、Excelファイルを扱う社員も煩雑な管理から解放されます。

特に使い慣れたExcel入力フォームを変えずに、予算データをBIツールに取り込めるものであれば、従来手間のかかるデータの集計分析作業の時間をより削減し、予算管理業務の大幅な工数削減が実現します。

まとめ

予実管理の基本的な意味や手順、よくある課題と解決策をご紹介してきました。予実管理に関する作業を効率化し、経営目標を達成するためにも、BIツールをうまく活用していきましょう。