BIツールで業務効率化するには～勤怠分析のステップ

「働き方改革」で労働時間の削減が求められているほか、労働力人口減少による人手不足などもあり、業務効率化による生産性向上は、どの企業でも急務となっています。

そのような中でも、業務効率化の一手となるのが、BIツール（ビジネス・インテリジェンスツール）の活用です。BIツールによってどのように業務効率化が実現するのか、例として勤怠分析のステップを解説します。

業務効率化がもたらす多くのメリット

業務効率化とは、既存の業務をより効率的に遂行するために、業務のムリ・ムダ・ムラを省くことで、時間的・経済的・人的なコスト削減や、生産性向上を目指す取り組みのことです。

業務効率化には、コスト削減や生産性向上の目的を達成することにより、他にも企業にとってさまざまなメリットを生み出します。

例えば、労働時間の短縮による「働き方改革」の実現、それに伴う従業員満足度の向上、離職防止や優秀な人材の確保にまでつながっていきます。

さらに本来業務、コア業務へと集中したり、業務範囲を広げたりすることもできるようになります。従業員がよりクリエイティブな業務に携わることができるようになることで、イノベーションの創出も期待できます。

BIツールとは

その業務効率化の一助となるのが、BIツールです。

BIとは「ビジネス・インテリジェンス（Business Intelligence）」のことで、企業が日々蓄積されていく膨大なデータを分析し、その分析結果を各種意思決定に活用することをいいます。このBIを助けるシステムを総称したものが「BIツール」です。

BIツールは、社内にある膨大なデータから必要な情報を引き出し、分析してレポーティングすることにより、誰にでも簡単にデータを活用できるようにする便利なツールです。これまでのExcelによる手集計等の手間が省ける上に、ダッシュボードを見れば状況が一目で把握できるメリットもあります。

BIツールが活用できるシーンは、経営分析・財務分析から、営業分析・売上分析、勤怠分析まで多岐に渡ります。

このBIツールを用いて業務を分析することで、業務効率化をよりスピーディかつ効率的に実施していくことが可能です。

BIツールを用いた業務効率化のステップ～勤怠分析

では、BIツールを用いると、どのように業務効率化ができるのでしょうか。ここでは、勤怠分析を行う場合を想定し、具体的な業務効率化を進めるステップを解説します。

1業務を「見える化」する

課題解決には原因の本質を見つけ出すことが先決です。そのためには、対象業務を「見える化」することがポイントになります。これにより、業務のムリ・ムダ・ムラを素早く見つけ出すことができ、改善点が明確になります。

しかし、多くの場合、業務ごとにデータが分断されており、企業全体として業務を見える化することはむずかしいものです。部門を超えた全体的な業務フローを見える化する仕組みづくりから始める必要があります。

そこで役立つのがBIツールです。BIツールは、業務を全社的に見える化するのに非常に有用なツールです。データファイルやシステム上に保存されているデータを収集し、1つのデータに統合し、見える化します。

例えば、残業の原因を探るためには、人事システムや勤怠管理システム、Excelの工数管理表などを組み合わせて、さまざまな角度から現状を見える化します。部門別、役職別、担当しているプロジェクト別などの切り口も有効なデータとなるでしょう。

2課題を発見する

BIツールを用いて、業務を見える化した後は、課題を発見します。つまり、どこでムリ・ムダ・ムラが発生して残業に至っているのか見つけ出します。

業務効率化の施策には、業務のムダを省いたり、自動化したり、担当人員を見直したりするなど、さまざまな方法があります。しかしそれらを手当たり次第、実行するのでは業務効率化の成果を出すことができません。確実に課題を解決するためには、自社が抱える本質的な課題を見つけ出す必要があります。

例えば、勤怠分析においては先ほどの各種データを組み合わせ、月別＞部門別＞チーム別＞個人別のようにドリルダウンして情報を見ていくことにより超過勤務の傾向を把握することができます。超過勤務が定常的に行われている社員をピックアップし面談を実施するなどの施策をうつことも可能です。また、見える化することで視覚的認知度を向上できるため、マネジメント層だけでなく社員個人の意識改革、行動変容を促せます。

またデータだけでなく、現場の声を聞いて分析することも一つの有効な手段です。BIツールには、社員を対象に業務アンケートを取り、課題発見をサポートしてくれるものがあります。BIツール「LaKeel BI」は、アンケートの集計・分析機能を搭載。全社員を対象に、課題アンケートを実施・集計することで、データと現場の声の両方の視点から、業務効率化につながる一手を見つけられるようになっています。

3発見した課題を解決する施策を考える

次に、分析結果から読み取ったいくつかの課題に対して、何を改善するか、どこに注力するかなど課題解決の施策を具体的に考えます。

勤怠分析においては、データと現場の声の両方からわかった残業要因を排除するなど、業務効率化に向けた施策を考えていきます。これにより、自社に最も合った施策が行えるようになります。

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【関連する入門講座】

「ビッグデータ」や「IoT」などの言葉の普及とともに、
「データをビジネスに有効活用し、企業の成長を加速させよう」というメッセージが
多く出回っています。
企業の持つさまざまなデータを有効活用するためには、BIツールは大変役立つツールです。
しかし、BIツールを使いこなし、データを事業成長に活かすことができている企業は
決して多くないというのも、一方では事実です。

実は、BIツールを有効活用するための出発点は、導入時にあります。

「BIツールで何を実現しようとするのか不明確だった」
「ツール選定時に、機能チェックの見落としがあった」
「導入に気を取られ、運用についてまで確認しきれなかった」

導入時に行うべき検討を十分に行わなず、導入後に「こんなはずじゃなかった・・・」と
後悔しても、後の祭りです。

本資料では、BIツールを導入する際に検討しておくべき13のチェックポイントをご紹介します。
ぜひ、貴社のBIツール選定にご活用ください。